Contacter les prospects

– Passez du cold call au warm call –

Une fois que les prospects, lead, ont été identifiés, qualifiés, une des étapes clés du process de vente consiste à les contacter, on se retrouve ainsi dans la phase ‘connect’ du tunnel de vente.

Une prise de contact réussie

Le téléphone ou la visioconférence deviennent des outils incontournables pour établir le premier contact et planifier un rendez-vous, si cela n’a pas été fait automatiquement.
Soyez clairs sur l’objectif de ce premier appel. Le but est de susciter l’intérêt, de créer une prise de conscience, tout en commençant à identifier quelques besoins pour ensuite lui donner envie de convenir d’un rendez-vous ou d’avancer dans le processus de vente et ainsi passer à l’étape suivante.

Cet appel de connexion a pour objectif de planifier le rendez-vous qui nous fera ensuite entrer dans la phase d’exploration du prospect.
Durant cet appel de connexion il ne s’agit pas de dérouler « son menu de produits ou services à vendre » mais d’être à l’écoute et de rassurer le prospect sur le fait que nous serons en mesure de formuler des solutions après une meilleure exploration de ses besoins.

Une prospection réussie est une prospection qui se prépare avec un plan efficace et de bons arguments pour retenir l’attention de votre interlocuteur.

Les étapes pour contacter les prospects

Les différentes étapes pour établir la connexion avec un prospect sont importantes. Si une des étapes manquent il y a de fortes chances que votre connexion n’aboutisse pas ou ne porte pas les fruits attendus.

1# Construire et qualifier une base de données de prospects, leads

La première étape consiste à constituer une base de données pertinente et qualifiée. L’objectif est de récolter toutes les informations nécessaires à la connaissance de votre prospect. L’idéal serait de créer un fichier Excel en créant des colonnes uniques et permettant de distinguer les différents champs. Ceci facilitera une future exportation sur votre CRM (« Customer Relationship Management »).

Les éléments de base sont à minima :

Nom de l’entreprise
Nom du contact (votre interlocuteur)
N° de téléphone
Adresse mail
Site web
Effectif de l’entreprise

Une base de données peut se construire de plusieurs manières.

Il est possible de faire l’acquisition de fichiers via des sites spécialisées, mais sachez que ces données peuvent comporter des erreurs de destinataires, des adresses mails erronées ou obsolètes … Malgré ces contraintes, cette solution permet d’obtenir rapidement et facilement une base de prospection importante.

Il vous est aussi possible de construire votre base de données vous-mêmes par des recherches méticuleuses sur le web ou via Linkedin. L’avantage est que ce fichier sera très qualifié et que les données seront d’actualité.

Une fois votre première base de données construite, enrichissez-là et actualisez-là régulièrement par des entrées de contacts via vos newsletters, vos formulaires de contacts, vos abonnés des réseaux sociaux, vos salons …

2# S’intéresser à votre prospect

Cela nécessite d’effectuer, au préalable, une recherche fine d’informations sur l’entreprise et sur l’interlocuteur ciblé (les personas). Les moyens actuels sont nombreux : site internet, Linkedin, Page pro Facebook …

Cette démarche vous permettra d’entrer en matière plus aisément et facilitera le passage de la barrière de l’accueil si vous n’avez pas sa ligne directe.

L’idéal est d’opter, au préalable, pour une prospection par e-mails (c’est ce qu’on appelle l’Inbound marketing) et de contacter les prospects qui ont montré un signe d’intérêt pour votre produit ou service.

3# Préparer un script d’appel, de contact

Vous ne pouvez pas décrocher votre téléphone sans avoir un minimum préparé votre échange. Ce serait comme aller à un entretien d’embauche sans aucune préparation, sauf si vous êtes l’unique candidat, le résultat risque fort d’être décevant.

Votre script doit démarrer par une présentation soignée et par annoncer clairement la raison de votre appel.

C’est l’entrée en matière qui emmènera votre interlocuteur à vous accorder du temps ou à vous interrompre et mettre fin à votre échange. Eveiller l’attention et surtout posez des questions plutôt que dérouler un menu qui sera la plupart du temps hors contexte.

Comme le dit si bien la citation très connue de Coco Chanel :

« Vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une première bonne impression ».

Si vous avez correctement qualifié votre prospect, vous devez avoir un échange cohérent et donner du contexte à celui-ci.

Gardez en mémoire que vous êtes là pour accompagner et conseiller votre prospect et que vous devez proposer LA bonne solution en fonction de ses besoins et pas l’inverse.

Soyez donc à l’écoute et n’imposez jamais une solution inadaptée au besoin de votre interlocuteur.

4# Consigner votre compte-rendu d’appel

Chaque interaction avec votre prospect doit être consignée dans un CRM. Plus que l’outil ce qui est important sont les informations que vous y mettrez car elles vont conditionner la suite de votre prospection.

Le CRM est un outil de gestion de la relation client qui va vous permettre de suivre l’évolution de votre relation avec votre prospect, de planifier des rappels, d’engager des actions (envoi de présentation, de propositions …).

Ces plateformes permettent de créer un tunnel de conversion appelé aussi pipeline, que vous ferez avancer en fonction de l’étape dans laquelle vous vous situez avec les prospects.

5# Le suivi

Chaque prospect doit être suivi de manière rigoureuse par des rappels planifiés et tenus. Vous devez montrer que vous êtes présents, que vous êtes disponibles pour répondre à ses interrogations, et que vous avez à coeur de l’accompagner dans son processus de décision.

Une prospection est close quand on obtient un non ou que l’on ne parvient plus à joindre son interlocuteur après plusieurs tentatives (mais attention à ne pas vous décourager, on dit qu’il faut perséverer parfois 5, 6 voir plus d’appels. Vous pouvez lire notre article: 8 semaines pour devenir un lion en prospection )

La prospection est un travail méthodique qui nécessite de la régularité. Le discours doit être cohérent et inspirer confiance. Cette confiance s’établit par l’intérêt que vous allez porter à votre prospect. La personnalisation de votre discours est essentielle. Chaque prospect doit avoir l’impression que vous le connaissez déjà un peu.

Si la connexion est réussie vous pourrez passer dans la phase d’exploration du processus de vente.